ATIVIDADES INERENTES À DIV. ESTRATÉGICA DO DEPARTAMENTO DE ASSISTÊNCIA FARMACÊUTICA - DIVE/DAF/SEMUSA
1. PLANEJAMENTO DE COMPRAS
1.1. Medicamentos: A programação deve ser feita com base na relação consensual de medicamentos na fase de seleção, e seu objetivo principal é definir os quantitativos dos medicamentos padronizados no âmbito municipal, e que devem ser adquiridos, levando em consideração o comportamento de consumo dos itens na rede, compatibilizando-os com os recursos disponíveis a fim de evitar a descontinuidade do abastecimento. A estimativa das necessidades programadas deve avaliar a situação local de saúde; o nível de acesso dos usuários aos medicamentos; o perfil de doenças da população; as metas de cobertura e oferta de serviços e a disponibilidade orçamentária e financeira. As necessidades de medicamentos se originam nas unidades de saúde e são resultantes do perfil das doenças da população e das metas de oferta dos serviços. Não devem ser confundidas com o consumo de medicamentos.
1.1.1. A Divisão estratégica do Departamento de Assistência Farmacêutica – DAF/SEMUSA, assim como a maioria dos serviços farmacêuticos utiliza, como critério técnico para aquisição, dados de consumo histórico e/ou critérios subjetivos. Em todos os métodos de programação (por perfil epidemiológico, oferta de serviços, consumo histórico ou ajustado); é ideal ajustar a combinação dos vários métodos para se obter uma programação mais adequada para que se possa melhor quantificar.
1.2. Equipamentos e estruturação: A programação para compra e contratação de serviços, é realizada mediante prévio levantamento das demandas relacionadas ao tópico. São realizadas com maior lapso temporal, e estartadas sempre que constatada a necessidade de estruturar um ponto, ou conjunto de pontos, específicos ou não.
2. GERENCIAMENTO DAS ATAS DE REGISTRO DE PREÇOS
2.1. Conforme é habitual na Administração Pública, os registros de preços oriundos dos certames licitatórios deflagrados pelos processos ordinários de compra; ficam vigentes após sua publicação consolidada, e atenderão o setor interessado por um tempo determinado até seu vencimento. As requisições de gerenciamento para liberação de quantitativos que ressuprirão os estoques dos itens, são estardados de acordo com o comportamento de consumo, sendo eventualmente parceladas. Os quantitativos definidos no planejamento de compras, geralmente devem atender o consumo de 12 meses de estoque, obedecendo as normas locais para instrução dos procedimentos necessários para liberação de ARP.
3. ADESÃO EM ATA DE REGISTRO DE PREÇOS
3.1. Aos itens que fracassam e/ou desertam nas tentativas de licitação, a Divisão Estratégica do Departamento de Assistência Farmacêutica, opta por buscar Atas de Registro de Preços com itens que convirjam com os itens de interesse do Departamento de Assistência Farmacêutica; após constatada tal relação entre si, solicita-se ao órgão gerenciador, anuência para aderir a ata em questão, onde em paralelo, também solicita-se anuência ao(s) fornecedor(s) detentor(es) dos itens da ARP em questão. É então quando num cenário de anuência das duas partes, que o órgão carona inicia elaboração do processo administrativo que deflagará a aquisição via adesão em Ata de Registro de Preços; obedecendo as normas gerais e regulamentações locais para realização de tal procedimento.
4. GESTÃO DE ESTATÍSTICAS DE COMPORTAMENTO DE CONSUMO E ESTOQUE
4.1. Para que o planejamento de compras, gerenciamento de ARP e Logística da Central de Abastecimento Farmacêutico ocorram da forma mais coesa e eficaz possível, é necessário que se tenha dados confiáveis, que neste caso advém de Sistema de Informação – SI, com emissão de relatórios que possam nortear métodos de controle estratégico, na junção de dados que entregue resultados para melhor identificar as demandas, evitar prejuízos, mapeando todo o consumo real. Contudo, na junção de dados objetivos, como estoque atual, consumo/saída por período e dados variáveis como, quantidades gerenciadas e quantidades a receber, é possível criar mecanismos que possam auxiliar a gestão de estoque da Central de Abastecimento Farmacêutica
5. MECANISMOS DE ACOMPANHAMENTO, CONTROLE DE PROJETOS E AÇÕES
5.1. Com o objetivo de englobar, sob visão geral e específica, os projetos, metas e tarefas inerentes à Divisão Estratégica, estes acompanhamentos são subdivididos dentro de um só mecanismo, onde para cada procedimento, há um acompanhamento que requer alimentação manual contínua para sua total eficácia.
5.1.2. Histórico de Trâmite Processual: Como o próprio nome evidencia, este acompanhamento deve apresentar dados fiéis sobre os trâmites em cada fase de execução; o acompanhamento deve ser item a item, e conter referências individuais com possibilidade de aplicação de filtros para aferição de performance.
5.1.3. STATUS DOS PROJETOS E AÇÕES DESENVOLVIDAS PELA DIVE/DAF
Compilado em planilha única, com distribuição em subplanilhas, de acordo com o projeto, ação ou procedimento;
5.1.3.1. Levantamento de Demanda Setorial – LEDS: Consiste no procedimento de se identificar as variadas necessidades do setor; esse conjunto de procedimentos resultam em LEDS; o controle em questão, compila as informações básicas sobre os LEDS elaborados pela gestão.
5.1.3.2. Adesões: Consiste no procedimento inserido na ‘‘programação de compras’’ para aquisição de medicamentos que não vingaram via licitação; o controle em questão, compila as informações básicas sobre os processos de Adesão elaborados pela gestão.
5.1.3.3. Acolhimento de Demanda: Consiste na simples atividade de enviar demandas a setores inseridos na Secretaria Municipal de Saúde, que tenham projetos convergentes com os do DAF; evitando assim, fragmentação processual dentro da própria Secretaria. O controle em questão, compila as informações básicas sobre cada acolhimento de demanda.
5.1.3.4. Solicitações de Implantação de Sistema de Registro de Preços – SRP ou SRPP: Consiste no procedimento inserido na ‘‘programação de compras’’ para licitar e adquirir medicamentos ou outros. O controle em questão, compila as informações básicas sobre as SISRP(P) elaboradas pela gestão.
5.1.3.5. Gerenciamento de ARP(Ps): Consiste no procedimento inserido na ‘‘pós programação de compras’’, onde é liberado quantitativos dos itens (medicamentos ou outros) registrados, a fim de ressuprir o estoque dos mesmos. O controle em questão, compila as informações básicas sobre os processos de liberação de ata elaborados e solicitados pela gestão.
6. RESPOSTAS TÉCNICAS PARA ASSUNSTOS DE COMPETÊNCIA
6.1. Considerando o fluxo de recebimento de documentos oficiais, das mais variadas demandas, a priori se faz necessário selecionar quais destes assuntos são pertinentes à Divisão Estratégica – DIVE/DAF/SEMUSA. Identificada a natureza da demanda, é necessário elaborar sua respectiva resposta de forma objetiva, limitando-se à demanda, ou algo que agregue a demanda. O documento deve ser respondido com cordialidade, fino trato, e atenciosidade às questões elencadas. A divisão Estratégica do Departamento de Assistência Farmacêutica, busca sempre expedir respostas objetivas e alicerçadas em dados e informações coesas; para tal, é de suma importância identificar o espírito da demanda, e a competência do Departamento de Assistência Farmacêutica em atendê-la, para então elaborar um documento em resposta que seja objetivo ao anseios do documento recebido. A abordagem deve ser pontual, e deve seguir a mesma ordem das questões originalmente descritas no documento recebido. Geralmente é possível padronizar tais respostas, e também aperfeiçoá-las isoladamente para construir um conjunto virtuoso. Nesse caso, isso só é possível quando se mantém pasta com os arquivos, para se ter um histórico de respostas expedidas.
7. RELATÓRIOS DE GESTÃO E PRESTAÇÃO DE CONTAS
7.1. Programação Anual de Saúde – PAS: É o instrumento que operacionaliza as intenções expressas no Plano Nacional de Saúde (PNS); seu objetivo é anualizar as metas do plano de saúde e prever a alocação dos recursos orçamentários a serem executados. Dessa forma, corresponde às metas e ações para cada eixo, diretriz e objetivo do Plano Geral. Contudo, podemos citar alguns atributos básicos como:
I – A identificação das ações que, no ano específico, garantirão o alcance dos objetivos e o cumprimento das metas do Plano de Saúde;
II – A identificação dos indicadores que serão utilizados para o monitoramento da PAS;
III – A Previsão da alocação dos recursos orçamentários necessários ao cumprimento da PAS.
7.2. Relatório Anual de Gestão – RAG: É um instrumento básico de planejamento do Sistema Único de Saúde (SUS) que apresenta elementos fundamentais para o acompanhamento e avaliação das iniciativas quadrienais amplamente indicadas pelo Plano Nacional de Saúde (PNS) e anualmente operacionalizadas pela programação Anual de Saúde (PAS), sob responsabilidade da respectiva esfera de gestão, visando o alcance dos objetivos do SUS. O RAG permite a verificação da efetividade e da eficiência alcançadas na atenção integral à saúde, subsidiando as atividades de controle e auditoria, além de constituir-se em importante instrumento de controle social e de referência para a participação social na atuação estatal de saúde. A seguir, alguns atributos básicos:
I – Apresentação do resultado da apuração do cumprimento do conjunto das ações e metas contidas na Programação Anual;
II – Presença de análise da execução da programação (física e orçamentária/financeira);
III – Conter as recomendações (por exemplo, revisão dos indicadores, reprogramação);
Por fim, concluo este compilado, e junto ao presente relatório, consta também o fluxograma visual para apreciação e análise sobre as atividades inerentes à Divisão Estratégica – DIVE/DAF/SEMUSA.
